Aktenberge bei der Welthungerhilfe

Regelmäßig kommen sie von weit her, belagern Tische und Regale und warten geduldig darauf, bearbeitet zu werden. Für das Magazin der Welthungerhilfe fragte ich unseren Kollegen Jörg Heinrich, wo all diese Akten denn herkommen und was damit passiert. Lesen Sie hier seine Antworten. Irgendwie landen die Quittungen, Verträge und Belege ganz besonders gerne in meinem Büro. Zurzeit bin ich mit meiner Kollegin Claudia zuständig für die Arbeit der Welthungerhilfe in Kenia, Tansania, Somalia und Südsudan. Und für jedes Projekt bekommen wir einen Monatsabschluss. Das bedeutet Original-Belege für wirklich alles, was ausgegeben wird – vom Bleistift bis zur Seife für ein Flüchtlingslager oder Zement für einen Wassertank in Kenia. Meist kommen die Unterlagen per Post, manchmal aber bringen Kollegen oder andere Besucher sie aus dem Regionalbüro in Nairobi mit. Sauber aufgeklebt finden sich darin abgelaufene Telefonkarten, die von den Kollegen für reibungslosen Austausch benötigt wurden, oder Verträge für lokale Mitarbeiter mit Stempeln und mehreren Unterschriften.

Zehn Jahre lang werden die Akten aufbewahrt, auch um sie für regelmäßige externe Prüfungen bereitzuhalten. Zudem sind die Monatsabrechnungen Grundlage für die Finanzberichte an die Geber von Kofinanzierungsmitteln, wie Europäische Union, Auswärtiges Amt oder Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung.

Manchmal fragen uns Spender, ob so viel Verwaltung wirklich sein muss. Aber wir können doch nicht einfach Geld ausgeben ohne zu prüfen, ob es sinnvoll und rechtmäßig ist. Mit unserem Büro in Nairobi steuern wir derzeit 21 laufende Projekte mit einem Umsatz von 20 Millionen Euro.