Étape 08: Mener la Séance de Débriefing

Leila Broich Sector Strategy, Knowledge and Learning Unit (bis 2023)

Quand?

Immédiatement ou une semaine après la phase de terrain.

Pourquoi?

La séance de débriefing sert à présenter les résultats préliminaires, les conclusions et plus particulièrement les recommandations de l’évaluation. Grâce à elle :

Recommendation:

Faites en sorte que l’objectif du débriefing soit clairement communiqué au début de la séance : voir ci-dessus. Il ne s’agit pas d’accuser ou de montrer du doigt ! Vous pouvez lancer la séance vous-même sur cette note ou demander au(x) évaluateur(s)/trices(s) ou au/à la commanditaire de l'évaluation de le faire.

L’appropriation des résultats de l’évaluation est plus facile. Les utilisateurs/trices primaires de l’évaluation trouveront probablement les conclusions et les recommandations de l’évaluation plus utiles et ils seront mieux préparés à les mettre en oeuvre si les résultats sont discutés en face à face (plutôt qu’à travers un rapport écrit).
Les utilisateurs/trices primaires de l’évaluation ont la possibilité de réagir aux conclusions. Leurs observations et commentaires peuvent être pertinents pour le rapport final et doivent être ajoutés aux notes de débriefing.
Les informations incorrectes et les idées fausses peuvent être réfutées.

Comment procéder?

Préparation: modèle, participants/es, animation

La composition des participants/es / parties prenantes à la réunion de débriefing peut varier en fonction de l'approche de
l'évaluation et des sujets à traiter lors de la séance de débriefing. Il existe plusieurs options pour le débriefing. Il peut être
organisé comme (une combinaison de):

Une réunion interne avec le personnel du projet
Une réunion interne avec le personnel de direction du bureau pays
Une réunion avec le personnel du projet et les organisations partenaires
Une séance avec la participation des représentants/es des participants/es au projet
Une séance avec la participation des représentants/es des bailleurs et des gouvernements nationaux
Une séance conjointe avec toutes les parties prenantes.

Selon l'approche adoptée pour la réunion de débriefing, celle-ci doit être programmée sur 2 heures ou sur une journée de travail entière si vous souhaitez également élaborer des recommandations communes. Le nombre de participants/es doit être limité à dix personnes. Le débriefing externe ne doit pas dépasser 1h30 et peut concerner un public plus large.

Enfin, un bref débriefing interne entre le/la responsable de l’évaluation et le ou les évaluateurs/trices doit avoir lieu, afin de partager les feedbacks et d’identifier les enseignements tirés en ce qui concerne la gestion de l’évaluation.

Recommendation:

si les participants au projet ou personnes que nous souhaitons aider font partie de votre groupe d'utilisateurs/trices primaires, réfléchissez à des formes de présentation adaptées, notamment pour ce qui est de la langue utilisée pour les discussions.

Réalisation

Les évaluateurs/trices présentent leur rapport oral, souvent accompagné d'une brève présentation PowerPoint ou sur tableau. La présentation résume les réponses au QE et les principales conclusions et recommandations. Si la présentation s'adresse à un public plus large, elle doit également comprendre une brève information sur le projet, le contexte, le but de l'évaluation, les questions et la méthodologie. La réunion de débriefing comprend la présentation du ou des évaluateurs/trices et une séance de discussion au cours de laquelle tous les intervenants/es ont la possibilité de poser des questions et de faire part de leurs observations et commentaires.

Par conséquent, la présentation du ou des évaluateurs/trices ne doit pas dépasser 30 minutes.

Documentation

À la fin du débriefing, la note de débriefing (environ 2 à 4 pages) qui présente les conclusions et recommandations préliminaires les plus importantes, ainsi que les commentaires des participants/es lors du débriefing, est signée par le ou les évaluateurs/trices ainsi que par le/la responsable de l'évaluation et le/la commanditaire de l'évaluation (et l'organisation partenaire, le cas échéant). Par leurs signatures, les parties indiquent qu’elles sont pleinement informées des conclusions et recommandations préliminaires. Les signatures n'impliquent pas nécessairement que tous les signataires sont d'accord avec les résultats. S'il existe un désaccord concernant les résultats de l'évaluation ou si les parties prenantes évaluées ont des commentaires supplémentaires, les notes de débriefing doivent également les relater.

Les évaluateurs/trices peuvent également faire le débriefing à l’aide d’une présentation PowerPoint et ajouter les commentaires des parties prenantes sur une diapositive distincte.

Les notes de débriefing sont généralement jointes au rapport final.

Bonnes pratiques

Vous trouverez bientôt des exemples de bonnes pratiques inspirants et utiles.

Qui est responsable et qui est impliqué?

La responsabilité pour la préparation du contenu, de la présentation et de l’animation de la discussion ainsi que de la préparation et de l’adaptation des notes de débriefing incombe aux évaluateurs/trices. Le/la responsable de l'évaluation, le ou les évaluateurs/trices et le/la commanditaire de l'évaluation doivent discuter des formats appropriés et des participants/es pour le débriefing. Le/la commanditaire de l'évaluation, les utilisateurs/trices primaires de l'évaluation et le/la responsable de l'évaluation sont tenus de participer au débriefing interne. Selon la pertinence stratégique de l'évaluation, l'objectif de l'évaluation et les questions, il peut être utile de faire participer le directeur/trice pays et/ou le/la responsable des programmes (si ceux-ci ne sont pas automatiquement inclus en tant que commanditaires de l'évaluation). Pensez au personnel (technique) du bureau pays et du siège au moment d’établir la liste des participants/es pour le débriefing interne. Les participants/es au 39 débriefing externe sont généralement des membres du groupe d’utilisateurs/trices secondaires, à savoir les autorités locales, les représentants/es des bailleurs dans les pays, etc.

Qu'est-ce que j’obtiens?

Le document produit par le débriefing est la note de débriefing qui indique que Welthungerhilfe a pris note des résultats et qui présente le consentement / désaccord sur les résultats et les recommandations.