Étape 04: Faire un appel d’offres, sélectionner et engager des évaluateurs/trices

Le processus d'appel d’offres de services doit être lancé une fois les termes de référence (TdR) finalisés, soit 4 à 6 semaines avant la phase de travail sur le terrain.

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Leila Broich Sector Strategy, Knowledge and Learning Unit (bis 2023)

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Quand?

Le processus d'appel d’offres de services doit être lancé une fois les termes de référence (TdR) finalisés, soit 4 à 6 semaines avant la phase de travail sur le terrain. Mais si vous recherchez une expertise thématique / méthodologique particulière, commencez le processus au moins 3 à 4 mois à l'avance.

Recommendation:

si vous ne trouvez pas d’évaluateurs/trices qualifiés, consultez la rubrique "Consultancy Database" (base de données d’évaluateurs/trices). Vous y trouverez les évaluateurs/trices recommandés par l'équipe MEAL (SERA) du siège et vous pourrez les contacter pour obtenir leur curriculum vitae (CV). Vous pouvez également entrer tous les évaluateurs/trices que vous considérez comme qualifiés dans la base de données et ainsi contribuer à accroître le nombre d’évaluateurstrices.
pour la sélection des évaluateurs/trices, le/la responsable de l’évaluation peut présélectionner 3 offres afin de gagner du temps. Si le temps et les circonstances le permettent, la sélection finale doit se dérouler sous la forme d'une courte réunion (en face à face ou virtuelle). Cela vous permettra de mettre en commun vos raisonnements sur les sélections effectuées par les participants/es et pourra faciliter la sélection finale si les opinions individuelles sont trop divergentes. Après la sélection des évaluateurs/trices, tous les soumissionnaires sont informés des résultats du processus de sélection.
il peut également être judicieux d’organiser des entretiens avec les évaluateurs/trices si plusieurs offres sont intéressantes ou s’il est difficile de prendre une décision sur la base des offres écrites.

Pourquoi?

Le processus d'appel d'offres, de sélection et d’attribution de contrats a pour objectif d'identifier la/le(s) évaluateurs/trices qui sont les mieux qualifiés pour la mission et de les engager. Le choix d'évaluateurs/trices qualifié/es est une étape importante (voire la plus décisive), car leurs compétences auront une influence considérable sur la qualité du processus d’évaluation et des résultats. L'objectif du processus de sélection est d'identifier les évaluateurs/trices qui répondront le mieux aux critères définis et qui fourniront le meilleur rapport expertise/prix. Dans la mesure où le processus implique l’acquisition de services, il est important de se conformer au règlement de Welthungerhilfe sur l’attribution de contrats afin d’assurer des résultats transparents et économiques (RAC).

En règle générale, le règlement pour l'attribution de contrats (RAC) de Welthungerhilfe s’applique aussi au processus d’appel d'offres et de passation des marchés avec des évaluateurs/trices (voir l’annexe 2 du RAC). L’unité "Logistics and Internal Services" – qui est également chargée d’aider à l’attribution de contrats de services, c’est-à-dire appliqués de consultants/entreprises pour les évaluations – a rédigé certaines informations concernant les "services de consultant/e/s/évaluateurs/trices".

Veuillez consulter ce document sur le site: "WHH WIKI Logistics and Internal Services":

Remarque: les TdR standards pour les évaluations couvrent déjà les "données clés" suivantes et requises par l'unité "Logistics and Internal Services":

Durée de la consultation
Indemnités journalières
Conventions de remboursement des frais d’hébergement conformément à la « réglementation allemande sur les frais de voyage » (Bundesreisekostengesetz)
Couverture des frais de voyage

Qui est responsable et qui est impliqué?

Il incombe aux responsables de l’évaluation de respecter le RAC en matière d’appel d’offres. Le/la responsable de l’évaluation est chargé de faciliter et de coordonner le processus de sélection. Outre le/la responsable de l'évaluation, les utilisateurs/trices primaires de l'évaluation doivent également participer à la sélection du ou des évaluateurs/trices. Au moment de mettre sous contrat le ou les évaluateurs/trices, le/la responsable de l’évaluation doit déléguer cette tâche à la personne ou à l’unité en charge de la sous-traitance des services de consultation : Logistics and Internal Services.