Unser Leitfaden zum Umgang mit KI-Tools in englischer Sprache.
Digitale Transformation bei der Welthungerhilfe
Das Digital Transformation Office begleitet die Organisation und ihre Mitarbeiter*innen auf dem Weg in eine digitale, innovative und agile Zukunft.
Digitaler und kultureller Wandel haben sich zu einem wichtigen Treiber in unserer heutigen Gesellschaft entwickelt. Bei der Welthungerhilfe möchten wir uns diesem Wandel nicht nur anpassen, sondern ihn aktiv mitgestalten und bestmöglich nutzen, um unser Ziel "Zero Hunger" zu erreichen. Zu diesem Zweck haben wir das Digital Transformation Office eingerichtet, welches die Organisation und ihre Mitarbeiter*innen auf dem Weg in eine digitale, innovative und agile Zukunft unterstützt. Die Einführung digitaler Tools und Lösungen hat einen Einfluss auf die Entwicklung der Kultur – und andersherum. Für uns kommt daher nur die ganzheitliche Betrachtung in Frage.
Wir sehen die Welthungerhilfe als eine agile und inspirierende Organisation, die die Digitalisierung und Innovationen in allen Bereichen optimal nutzt, um unsere Arbeit stetig zu verbessern.
– aus der aktuellen Welthungerhilfe-StrategieDas sind unsere Tätigkeiten:
Wir geben den Mitarbeiter*innen der Welthungerhilfe digitale Werkzeuge an die Hand, mit denen sie effizienter und schneller arbeiten können. Eine echte digitale Transformation ist jedoch nur in Kombination mit kulturellem Wandeln möglich. Neben der Einführung einer digitalen Infrastruktur unterstützen wir die Mitarbeiter*innen auch dabei, den Wandel in der Organisation zu verstehen, zu managen und selbst mitzugestalten.
Den Kulturwandel innerhalb der Welthungerhilfe vorantreiben
Die digitale Transformation erfordert einen internen Kulturwandel, der von Offenheit, Transparenz, Mut, Neugier, Verantwortlichkeit und Respekt geprägt ist. Voraussetzung für eine digitale Zukunft ist, dass wir verstehen, welche kulturellen Veränderungen damit einhergehen und dass wir diese Transformation auch aktiv mitgestalten können. Diese zwei Beispiele geben einen Einblick, wie wir den Kulturwandel innerhalb der Welthungerhilfe vorantreiben:
Digitalisierungsprozess für alle Mitarbeitenden – die Digital Transformation Journey
Um die Welthungerhilfe auf ihrem Weg zu einer "agilen und inspirierenden Organisation" zu begleiten, hat das Digital Transformation Office die Digital Transformation Journey ins Leben gerufen. Eine Reise, auf der die Mitarbeiter*innen der Welthungerhilfe gemeinsam den Wandel in der Organisation durchlaufen und formen sollen. Dabei geht es nicht nur um den Umgang mit digitalen Tools, sondern auch um das Mindset und die Arbeitsweisen der Mitarbeiter*innen. Die Reise beginnt mit einem Führungskräfte-Training. Hier werden Themen wie agile Arbeitsweisen, psychologische Sicherheit oder beidhändige Führung erläutert und besprochen. In einem nächsten Schritt wird die Digital Transformation Journey über E-Learnings zu agilen und kulturellen Themen in der gesamten Organisation ausgerollt. Basierend auf dieser theoretischen Grundlage bieten wir weitere Formate zum detaillierten Austausch und zur Zusammenarbeit an:
- Schulungen, in denen Mitarbeiter*innen lernen können, wie sie die Kollaborationswerkzeuge und Rahmenbedingungen möglichst effektiv nutzen können.
- Räume zum Austausch, wie z.B. Failure Hours, in denen wir uns über Fehler und Learnings austauschen, oder #nofiter-Sessions, in denen Projekte oder Personen ihre Arbeit ihren Kolleg*innen präsentieren und offene Fragen oder Unsicherheiten klären können.
- Peer-to-Peer-Support, z. B. CultureClub-Sitzungen, bei denen sich Mitarbeiter*innen mit Herausforderungen oder Lerninteressen in Bezug auf Agilität, Zusammenarbeit oder digitale Lösungen an das Digital Transformation Office wenden können und bei Bedarf Unterstützung oder Feedback erhalten.
Neue Arbeitsweisen, neue Bürostrukturen
Entwicklungen wie Home Office, mobiles Arbeiten und der zunehmende Einsatz digitaler Kollaborationstools haben die Art und Weise wie wir arbeiten und kommunizieren verändert. Da eine wichtige Eigenschaft einer agilen Organisation darin besteht, bestehende Konzepte zu überdenken und zu hinterfragen, haben wir uns die Frage gestellt: Gibt es – in Anbetracht der wandelnden Arbeitsbedingungen – eine Arbeitsstruktur, welche den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen unserer Mitarbeiter*innen und der Organisation besser gerecht wird?
Auf der Suche nach einer nachhaltigen und kollaborativen Lösung wurde in der Welthungerhilfe beschlossen, eine neue flexible Bürostruktur auszuprobieren. Drei freiwillige Teams haben sich an dem so genannten "FlexDesk-Pilotprojekt" beteiligt. In diesen Teams haben alle Mitarbeiter*innen – einschließlich der jeweiligen Teamleiter*innen – ihr persönliches Büro aufgegeben und sich dem FlexDesk-Pilotprojekt angeschlossen. In dem neu ernannten FlexDesk-Bereich wurden einige Änderungen vorgenommen, um die flexible Arbeitsweise zu ermöglichen:
- Arbeitsplätze: Alle Arbeitsplätze wurden mit ähnlichen IT-Geräten und Möbeln ausgestattet.
- Besprechungsräume: Eine Reihe von Büros wurde in Besprechungs- und Kreativräume umgewandelt.
- Platzreservierung: Alle Teilnehmer*innen können ihren Arbeitsplatz über eine integrierte Sitzplatz-App buchen.
- Platz für persönliche Dinge: Der Bereich umfasst Schließfächer und Regale zur Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen.
In diesem neuen System werden die Tische jeden Tag neu ausgewählt. Das hilft nicht nur, Platz, Energie und Kosten zu sparen, sondern ermöglicht auch mehr Austausch zwischen den verschiedenen Einheiten.
Um die Mitarbeiter*innen bei der Anpassung an diese neuen Arbeitsweisen zu unterstützen, bietet das Digital Transformation Office zusätzlich Schulungen zu verschiedenen Online-Kollaborationstools an und sammelt regelmäßig Feedback von den Pilotteilnehmer*innen, um die Zusammenarbeit in der neuen Bürostruktur zu verbessern.
Neue digitale Innovationen und Projekte:
Gleichzeitig konzentriert sich das Digital Transformation Office auf die Entwicklung neuer digitaler Projekte, die die Arbeit der Welthungerhilfe effektiver und effizienter machen. Ein standardisitertes digitales Tool soll beispielsweise die Verwaltung der Welthungerhilfe-Fahrzeuge erleichtern. Außerdem möchten wir im Rahmen eines internen Projektes datenbasierte Arbeitsprozesse ermöglichen.
Neben den oben genannten Projekten arbeiten wir an vielen weiteren, wie z.B. einer digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung, einer Personal-Software für unsere Länderbüros, datenbasierten personalisierten Marketing-Tools, einer digitalen Personalaktenverwaltung und einer digitalen Reise-Management Software.
Zentrales Fuhrpark-Management
Derzeit werden die Fahrzeuge der Welthungerhilfe dezentral in unseren insgesamt 36 Projektländern verwaltet. Mit dem neuen Tool wollen wir einen globalen Überblick über die Flottendaten erhalten, um Kosten zu senken, den Fuhrpark nachhaltiger zu gestalten und die Sicherheit unserer Mitarbeiter*innen zu erhöhen.
Datenbasierte Arbeitsprozesse
Im Rahmen des internen Projekts "Making Sense of Data" haben wir einen systematischen Rahmen geschaffen, der datengestützte Managemententscheidungen ermöglicht.
Der Fokus liegt dabei insbesondere auf:
- Stärkung der Datenkultur der Welthungerhilfe
- Optimierte Tools und Systeme zur Datenerfassung, -verarbeitung und -analyse
- Entwicklung von Prototypen zur Visualisierung von Daten in Dashboards inkl. einer automatisierten Business Intelligence-Infrastruktur mit Cloud Data Warehouse
- Einführung neuer Prozesse inkl. Rollen und Verantwortlichkeiten für datengetriebene Diskussionen und kohärente Steuerungsansätze
Unser Umgang mit Künstlicher Intelligenz
Wir sehen neue Technologien als Chance, unsere Ziele effizienter und effektiver zu erreichen. Gleichzeitig birgt der Einsatz von generativen KI-Tools das Risiko von Fehlern, Verzerrungen und missbräuchlichen Nutzungen, die zu einer Schädigung des Einzelnen und der Welthungerhilfe als Ganzes führen können.
Unser Leitfaden "AI at Welthungerhilfe: Value based guidance for Generative AI" soll als Anleitung dafür dienen, wie wir diese Werkzeuge verantwortungsvoll einsetzen und die damit verbundenen Risiken minimieren können.
