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Digitale Transformation bei der Welthungerhilfe

Das Digital Transformation Office begleitet die Organisation und ihre Mitarbeiter*innen auf dem Weg in eine digitale, innovative und agile Zukunft.

Grafik: Hellgrüner Hintergrund, darauf vier weiße Kreise: Mindset, Toolset, Skillset, Orgset
Das Digital Transformation Office unterstützt die Mitarbeiter*innen dabei, den Wandel in der Organisation zu verstehen, zu managen und selbst mitzugestalten. Dabei werden die vier ineinandergreifenden Dimensionen des Wandels – Skillset, Mindset, Toolset, Orgset – gleichermaßen berücksichtigt, um eine ganzheitliche Transformation zu ermöglichen. © Welthungerhilfe
Anja Sailer Digital Transformation Office

Digitaler und kultureller Wandel haben sich zu einem wichtigen Treiber in unserer heutigen Gesellschaft entwickelt. Bei der Welthungerhilfe möchten wir uns diesem Wandel nicht nur anpassen, sondern ihn aktiv mitgestalten und bestmöglich nutzen, um unser Ziel "Zero Hunger" zu erreichen. Zu diesem Zweck haben wir das Digital Transformation Office eingerichtet, welches die Organisation und ihre Mitarbeiter*innen auf dem Weg in eine digitale, innovative und agile Zukunft unterstützt. Die Einführung digitaler Tools und Lösungen hat einen Einfluss auf die Entwicklung der Kultur – und andersherum. Für uns kommt daher nur die ganzheitliche Betrachtung in Frage.

Wir sehen die Welthungerhilfe als eine agile und inspirierende Organisation, die die Digitalisierung und Innovationen in allen Bereichen optimal nutzt, um unsere Arbeit stetig zu verbessern.

– aus der aktuellen Welthungerhilfe-Strategie

Das sind unsere Tätigkeiten:

Wir geben den Mitarbeiter*innen der Welthungerhilfe digitale Werkzeuge an die Hand, mit denen sie effizienter und schneller arbeiten können. Eine echte digitale Transformation ist jedoch nur in Kombination mit kulturellem Wandeln möglich. Neben der Einführung einer digitalen Infrastruktur unterstützen wir die Mitarbeiter*innen auch dabei, den Wandel in der Organisation zu verstehen, zu managen und selbst mitzugestalten.

Übersicht der Arbeitsbereiche des Digital Transformation Offices der Welthungerhilfe. © Welthungerhilfe
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Wir geben unseren Mitarbeitenden Werkzeuge an die Hand, mit denen sie effizienter, schneller und kundenfreundlicher arbeiten können. © Welthungerhilfe
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Wir unterstützen unsere Mitarbeitenden beim Auf- und Ausbau ihrer agilen und digitalen Kompetenzen durch Trainings, Austauschformate und Workshops. © Welthungerhilfe
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Wir fördern ein digitales und agiles Mindset bei allen Mitarbeitenden der Welthungerhilfe. Durch Führungstrainings fördern wir einen agilen, "beidhändigen" Führungsstil (Ambidextrie) und eine Atmosphäre der psychologischen Sicherheit - alles unter Einbeziehung unserer sechs Grundwerte. © Welthungerhilfe
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Wir setzen auf agile Prinzipien und Rahmenwerke, um einen iterativen, transparenten und kollaborativen Austausch über Hierarchien, Einheiten und Länder hinweg zu fördern. © Welthungerhilfe
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Wir arbeiten an Projekten zur Förderung datenbasierter Arbeitsprozesse wie Making Sense of Data, Personalized Dialogue und Data Security. © Welthungerhilfe
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Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung neuer, innovativer digitaler Produkte mit Schwerpunkt auf lokalen Interessengruppen und Gemeinschaften. © Welthungerhilfe
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Wir haben begonnen, eine neue flexible Bürostruktur einzuführen und die notwendigen Rahmenbedingungen für flexibles und mobiles Arbeiten geschaffen, u.a. IT-Ausstattung, virtuelle Kollaborationswerkzeuge und Kommunikationsplattformen. © Welthungerhilfe
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Wir glauben, dass die digitale Transformation einen internen Kulturwandel erfordert, der von Offenheit, Transparenz, Mut, Neugier, Verantwortlichkeit und Respekt geprägt ist. © Welthungerhilfe
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Den Kulturwandel innerhalb der Welthungerhilfe vorantreiben

Die digitale Transformation erfordert einen internen Kulturwandel, der von Offenheit, Transparenz, Mut, Neugier, Verantwortlichkeit und Respekt geprägt ist. Voraussetzung für eine digitale Zukunft ist, dass wir verstehen, welche kulturellen Veränderungen damit einhergehen und dass wir diese Transformation auch aktiv mitgestalten können. Diese zwei Beispiele geben einen Einblick, wie wir den Kulturwandel innerhalb der Welthungerhilfe vorantreiben:

Digitalisierungsprozess für alle Mitarbeitenden – die Digital Transformation Journey

Um die Welthungerhilfe auf ihrem Weg zu einer "agilen und inspirierenden Organisation" zu begleiten, hat das Digital Transformation Office die Digital Transformation Journey ins Leben gerufen. Eine Reise, auf der die Mitarbeiter*innen der Welthungerhilfe gemeinsam den Wandel in der Organisation durchlaufen und formen sollen. Dabei geht es nicht nur um den Umgang mit digitalen Tools, sondern auch um das Mindset und die Arbeitsweisen der Mitarbeiter*innen. Die Reise beginnt mit einem Führungskräfte-Training. Hier werden Themen wie agile Arbeitsweisen, psychologische Sicherheit oder beidhändige Führung erläutert und besprochen. In einem nächsten Schritt wird die Digital Transformation Journey über E-Learnings zu agilen und kulturellen Themen in der gesamten Organisation ausgerollt. Basierend auf dieser theoretischen Grundlage bieten wir weitere Formate zum detaillierten Austausch und zur Zusammenarbeit an:

Neue Arbeitsweisen, neue Bürostrukturen

Entwicklungen wie Home Office, mobiles Arbeiten und der zunehmende Einsatz digitaler Kollaborationstools haben die Art und Weise wie wir arbeiten und kommunizieren verändert. Da eine wichtige Eigenschaft einer agilen Organisation darin besteht, bestehende Konzepte zu überdenken und zu hinterfragen, haben wir uns die Frage gestellt: Gibt es – in Anbetracht der wandelnden Arbeitsbedingungen – eine Arbeitsstruktur, welche den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen unserer Mitarbeiter*innen und der Organisation besser gerecht wird?

Auf der Suche nach einer nachhaltigen und kollaborativen Lösung wurde in der Welthungerhilfe beschlossen, eine neue flexible Bürostruktur auszuprobieren. Drei freiwillige Teams haben sich an dem so genannten "FlexDesk-Pilotprojekt" beteiligt. In diesen Teams haben alle Mitarbeiter*innen – einschließlich der jeweiligen Teamleiter*innen – ihr persönliches Büro aufgegeben und sich dem FlexDesk-Pilotprojekt angeschlossen. In dem neu ernannten FlexDesk-Bereich wurden einige Änderungen vorgenommen, um die flexible Arbeitsweise zu ermöglichen:

In diesem neuen System werden die Tische jeden Tag neu ausgewählt. Das hilft nicht nur, Platz, Energie und Kosten zu sparen, sondern ermöglicht auch mehr Austausch zwischen den verschiedenen Einheiten.

Um die Mitarbeiter*innen bei der Anpassung an diese neuen Arbeitsweisen zu unterstützen, bietet das Digital Transformation Office zusätzlich Schulungen zu verschiedenen Online-Kollaborationstools an und sammelt regelmäßig Feedback von den Pilotteilnehmer*innen, um die Zusammenarbeit in der neuen Bürostruktur zu verbessern.

Neue digitale Innovationen und Projekte:

Gleichzeitig konzentriert sich das Digital Transformation Office auf die Entwicklung neuer digitaler Projekte, die die Arbeit der Welthungerhilfe effektiver und effizienter machen. Ein standardisitertes digitales Tool soll beispielsweise die Verwaltung der Welthungerhilfe-Fahrzeuge erleichtern. Außerdem möchten wir im Rahmen eines internen Projektes datenbasierte Arbeitsprozesse ermöglichen.

Neben den oben genannten Projekten arbeiten wir an vielen weiteren, wie z.B. einer digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung, einer Personal-Software für unsere Länderbüros, datenbasierten personalisierten Marketing-Tools, einer digitalen Personalaktenverwaltung und einer digitalen Reise-Management Software.

Zentrales Fuhrpark-Management

Derzeit werden die Fahrzeuge der Welthungerhilfe dezentral in unseren insgesamt 36 Projektländern verwaltet. Mit dem neuen Tool wollen wir einen globalen Überblick über die Flottendaten erhalten, um Kosten zu senken, den Fuhrpark nachhaltiger zu gestalten und die Sicherheit unserer Mitarbeiter*innen zu erhöhen.

Datenbasierte Arbeitsprozesse

Im Rahmen des internen Projekts "Making Sense of Data" haben wir einen systematischen Rahmen geschaffen, der datengestützte Managemententscheidungen ermöglicht.

Der Fokus liegt dabei insbesondere auf:

Unser Leitfaden zum Umgang mit KI-Tools in englischer Sprache.

Unser Umgang mit Künstlicher Intelligenz

Wir sehen neue Technologien als Chance, unsere Ziele effizienter und effektiver zu erreichen. Gleichzeitig birgt der Einsatz von generativen KI-Tools das Risiko von Fehlern, Verzerrungen und missbräuchlichen Nutzungen, die zu einer Schädigung des Einzelnen und der Welthungerhilfe als Ganzes führen können. 

Unser Leitfaden "AI at Welthungerhilfe: Value based guidance for Generative AI" soll als Anleitung dafür dienen, wie wir diese Werkzeuge verantwortungsvoll einsetzen und die damit verbundenen Risiken minimieren können.

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